Sachbearbeiter Vorgangsbearbeitung Infothek (m/w/d) (E 7 TVöD) (401/2024)
In der Händelstadt Halle (Saale) leben über 240.000 Menschen. Als größte Kommune Sachsen-Anhalts bietet sie eine attraktive Lebensqualität. Die Stadt Halle (Saale) verfügt über eine vielfältige Kulturlandschaft, eine interessante Mischung traditioneller und moderner Wirtschaftsbereiche und ist die Heimat der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg sowie Sitz der Nationalen Akademie der Wissenschaften Leopoldina. Zahlreiche renommierte wissenschaftliche Institute stärken zudem das Rückgrat der hervorragenden Wissenschafts- und Bildungslandschaft der Stadt. Bis 2028 wird die Bundesrepublik Deutschland zudem das „Zukunftszentrum für Deutsche Einheit und Europäische Transformation“ in Halle (Saale) errichten. Halle (Saale) wächst und zieht vor allem junge Familien an. Die Stadtverwaltung versteht sich als moderne und dienstleistungsorientierte Arbeitgeberin – von daher betrachten wir es als eine Selbstverständlichkeit, dass wir unser Personal bei der Suche nach Kinderbetreuungs- und Wohnungsmöglichkeiten unterstützen.
Der Fachbereich Einreise und Aufenthalt sucht Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Unterstützung des Teams Infothek.
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Ihre Aufgaben
- Sie steuern die Kundenanliegen in den Wartezonen der Ausländerbehörde und geben telefonisch und persönlich einfache Auskünfte an den Sprechtagen
- Sie bearbeiten die Posteingänge (Papier, E-Mails) und pflegen das Postbuch
- Sie sind zuständig für die Kundenbetreuung und -beratung, insbesondere für die Beantwortung von Sachstandsanfragen
- Sie sind verantwortlich für die Ausgabe von Dokumenten und erstellen Bescheinigungen
- Sie übernehmen Serviceaufgaben, wie zum Beispiel Führung von Statistiken, Digitalisierung von Schriftverkehr und Erstellung sowie Anpassung von Formularen und Informationsmaterial
Unsere Anforderungen
Erforderlich ist:
- eine abgeschlossene Berufsausbildung zum Verwaltungsfachangestellten, Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellten, Notarfachangestellten, Justizfachangestellten (m/w/d) oder ein abgeschlossener Beschäftigtenlehrgang I oder eine mindestens 3-jährige bzw. kürzere gleichgestellte Berufsausbildung mit Berufserfahrungen im Öffentlichen Dienst und im Publikumsverkehr
Erwünscht sind:
- Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung und in der Kommunikation mit Kunden
- Erfahrung in der Anwendung des allgemeinen Verwaltungsrechts und Kenntnisse des Ausländerrechts
- Kenntnisse im Führen von Statistiken
- gute Kenntnisse im Umgang der Fachsoftware AUSO sowie mit öffentlichen Registern (AZR, BZR)
- Grundlagenkenntnisse in mindestens einer Fremdsprache
- Beratungskompetenz, Entscheidungsfähigkeit und Stressresistenz
- Einsatzbereitschaft, interkulturelle Kompetenz und besonderes Einfühlungsvermögen
Wir bieten
- ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis in der Entgeltgruppe 7 TVöD (ab 3.095,23 € bis 3.820,45 € brutto)
- eine wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden (Teilzeit ist möglich)
- 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
- umfangreiche Zusatzleistungen, u. a. jährliche Sonderzahlung und Leistungsentgelt, betriebliche Altersvorsorge
- attraktive individuelle Qualifizierungsangebote
- Familienfreundlichkeit (z. B. Gleitzeit und mobiles Arbeiten)
- gesundheitsfördernde und -erhaltende Maßnahmen
- eine umfassende Einarbeitung
- Möglichkeit Job-Ticket und Fahrradleasing
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen bis zum 14. Oktober 2024.
Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Vorstellungskosten können von der Stadt Halle (Saale) leider nicht erstattet werden. Das Personalauswahlverfahren wird gegebenenfalls mit Hilfe von Online-Eignungsdiagnostik-Testverfahren sowie Videokonferenzen durchgeführt.
Mit der Übersendung der Bewerbungsunterlagen stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit diesem Personalauswahlverfahren zu. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem datenschutzrechtlichen Informationsblatt auf unserer Homepage.
Stadt Halle (Saale)
Der Oberbürgermeister